采购控制：从源头上缩短了采购周期，降低了成本，提高了效率

从采购到付款的周期是采购实务的标准流程，其步骤如下：

需求识别

购买申请授权

采购申请的最终批准

购买

供应商标识

询问

收到报价

谈判

选择供应商

采购订单确认

提前装运通知

收据*发票记录

三方匹配

对供应商的付款

由于没有正式的采购程序，可能很难遵循采购付款周期，但有几个关键步骤要遵循。

1.设计一系列审批流程

在您的企业内建立一个系列/层次结构以供批准。例如，批准链类似于这个过程：员工X提出请求，然后将请求传递给链中的下一个经理。如果请求的购买金额小于5000元，经理将批准该请求。如果价格再高一点，会上一级经理审批。

2.使用采购订单

采购订单是具有法律约束力的文件，将买方和卖方与相关交易联系在一起。此外，根据关键信息(如价格、日期、供应商和采购订单编号)起草采购订单非常重要。

3.收货

在采购单位仓库收货时，收货人员检查提单、PO号等。并确认收货。检查数量和质量，拒绝任何不合适的项目，并将其返还给供应商。这似乎是一件众所周知的事情，但它是采购到付款周期的关键部分。

如果您的组织已经在使用采购到付款周期(或其中的某个版本)，那么您可能关注的采购流程的实施就是电子采购软件解决方案的实施。简单来说，使用技术(电子采购软件)会为你管理整个采购到付款周期(从供应商要求到付款的一切)。

与采购到支付周期一样，实施电子采购解决方案并不容易。然而，使用从采购到付款的周期是向前迈出的一大步。——电子采购解决方案将同时与此流程配合使用。设计良好的电子采购解决方案在其设计中考虑了从采购到支付的周期。

那么，如何在企业中实施这项技术呢？采购流程的实施是什么？这取决于您组织的规模和需求。简而言之，有一个可以满足所有可能需求的电子采购解决方案。

至于实现，软件提供商和采购组织共同处理该过程。软件提供商应输入账户代码等。以便采购组织在任何试用/试用期间都能真正理解软件。好的软件解决方案的标志是员工掌握它有多容易。试用非常重要，因为测试软件并决定是否购买的是你的组织。

事实上，您的组织此时正在使用全套软件，这是实施的一个主要方面。如果决定购买软件，那么实施采购流程的最后一个方面就是让采购组织中的所有人(或者采购组织想要多少用户就有多少用户)都可以使用软件，然后采购组织就会对其员工进行培训。

随着企业越来越了解使用采购软件的好处和节约成本的机会，企业和市场越来越认识到采购管理系统的商业价值。

图片来源：与企业

供应商采购管理系统的综合采购到付款解决方案提供了许多功能，包括：

1.采购申请和批准

选择所需的产品/服务后，系统可以从主数据库中选择他们最喜欢的供应商，并以正确的顺序向所有利益相关者和批准者发送购买请求。

2.采购订单管理

采购管理系统可以自动生成采购订单，实时记录采购订单的整个执行过程，并跟踪所有执行问题的原因。

3.供应商管理

供应商提供实时360供应商信息管理，您可以依靠系统中方便可靠的供应商数据。每次交易发生，系统都会自动获取并更新相关指标的绩效信息。

与供应商一起使用SRM来处理供应商绩效数据(定价、折扣、交付计划合规性、政策合规性等)。)，每次需要做出选择的时候，你都可以为任何交易选择最好的供应商。

4.发票匹配

供应商可以根据该采购订单的付款条件自动生成电子发票，供应商会自动将该电子发票发送给企业的采购负责人，并触发该电子发票的审批流程。审批后，系统会自动生成该发票的付款申请，并发送给供应商。

5.采购意见

数字化、报告和分析采购的优势在于，它可以帮助您了解哪些方面进展顺利，哪些低效的流程在浪费您的资金。从采购申请到发票审批，业务采购管理系统对每个流程都具有良好的透明度和可见性。企业可以通过定制报告和分析，立即获得任何任务的状态，并分析供应商绩效指标。

采购管理系统具有强大的工作流程、可视化图表、智能流程和详细分析功能，帮助您和您的团队从采购到支付过程中获得更多价值，帮助企业更快更好地发展。

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